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Digitalización certificada de facturas |
Video tutorial: Cómo digitalizar tus facturas o tickets (Homologado por la AEAT) en Contasimple.
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¿En qué consiste la digitalización certificada de facturas?
La digitalización es el proceso informático que permite convertir un documento en papel en una imagen digital, mediante la toma de una fotografía o el escaneo del documento.
A partir de la orden EHA/962/2007 del 24 de octubre de 2007, el Gobierno Español definió los formatos y requisitos que debe cumplir un documento digitalizado para ser aceptado como documento oficial por la Agencia Tributaria Española.
En esta resolución se definen los procedimientos de homologación que deben superar las aplicaciones que deseen ofrecer esta funcionalidad. Básicamente consiste en una serie de requisitos que debe cumplir tanto el proceso de toma de la fotografía y como el tratamiento de la misma.
Las imágenes digitalizadas mediante los procesos de Contasimple se consideran certificadas y, por lo tanto, son válidas como documento oficial para la Agencia Tributaria Española y las demás agencias forales, pudiendo destruirse el papel original.
Una factura digital homologada tiene idéntico valor que una en papel
¿A quién aplica?
La digitalización certificada funciona para España, incluidas Baleares, Canarias, Ceuta y Melilla, y las Diputaciones Forales del País Vasco (Álava, Vizcaya y Guipúzcoa) y Navarra.
¿Qué ventajas me ofrece?
Las ventajas ofrecidas por la digitalización certificada son claras:
- Gestión más eficaz: Al almacenar el documento en un formato digital es posible buscarlo fácilmente usando las funcionalidades de Contasimple
- Ahorro de tiempo: Gracias a Contasimple puedes acceder más rápida y fácilmente a la información sin tener que bucear en centenares de papeles
- Ahorro de espacio: ¡Los archivos digitales no ocupan espacio en tus armarios!
- Calidad: La calidad de los documentos digitales no se deteriora, como si ocurre con los documentos en papel
- Compromiso con el medio ambiente: ¡Recicla directamente el papel recibido después de haberlo certificado! Te ayuda a cumplir con la norma ISO 14001 de gestión ambiental
¿Cómo funciona?
Contasimple ha completado el proceso de homologación definido para poder certificar imágenes digitales realizadas desde las aplicaciones móviles.
Básicamente, el proceso de homologación revisa los formatos y tratamientos realizados durante las 3 fases de generación del documento:
- Toma de la fotografía: Se valida que la imagen tenga una resolución mínima
- Digitalización: Se asegura que el archivo generado tenga uno de los formatos aceptados (ISO 19005 PDF/A, PNG, JPEG 200, PDF o TIFF) y que se incorpore al documento información del proceso de certificación además del firmado digital del documento final
- Archivado del documento: Se valida que el documento almacenado cumpla con ciertos requisitos, además de que se vincule correctamente con la información de la factura relacionada
¿Cómo uso la digitalización certificada de Contasimple?
La digitalización certificada se realiza siempre desde las aplicaciones móviles de Contasimple. Una vez se han generado los documentos es posible descargarlos tanto desde las aplicaciones como desde la aplicación web.
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En primer lugar necesitas crear la factura o gasto en Contasimple. Este paso puedes realizarlo tanto desde las aplicaciones móviles como desde la aplicación web.
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Desde las aplicaciones móviles, navega a la factura o gasto creado y despliega el menú de opciones. Encontrarás la opción de
Foto certificada AEAT.
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La primera vez que accedas a esta funcionalidad te aparecerá un pequeño asistente que te ayudará a entender el proceso. Posteriormente podrás volver a acceder a este asistente desde la pantalla de creación de documento certificado.
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Una vez completado el asistente accederás a la pantalla para tomar la fotografía del documento. En esta pantalla se muestran unas guías para ayudarte a encuadrar correctamente el documento.
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Tras realizar la fotografía accederás a la pantalla de digitalización certificada. En esta pantalla puedes revisar las fotografías que deseas adjuntar al documento, añadir más, eliminarlas, repetir alguna o iniciar la digitalización.
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Pulsando sobre finalizar se iniciará el proceso de digitalización certificada. Una vez finalizado podrás encontrar en tu disco duro virtual, adjuntos a la factura o gasto seleccionado, las fotografías originales realizadas y el documento PDF certificado, válido para la AEAT y las agencias forales.
Este documento podrás encontrarlo tanto en las aplicaciones móviles como en la aplicación web.
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En caso de error o similar, puedes empezar de nuevo el proceso de digitalización certificada para una factura o gasto que ya tengan un documento vinculado. En este caso el documento anterior se desvinculará de la factura o gasto pero quedará almacenado en tu disco virtual.
Para cumplir con el proceso de homologación, no es posible eliminar ni modificar los archivos generados mediante el proceso de digitalización certificada.